Các công việc liên quan đến quản lý và sắp xếp luôn khiến chúng ta đau đầu, trong các doanh nghiệp thì có lẽ quản lý văn phòng phẩm là một trong các công việc đó, không chỉ hiểu rõ tường tận về từng dụng cụ mà còn đòi hỏi năng lực chuẩn bị được quy trình kỹ lượng và cẩn thận từ người quản lý.
Với chi phí sử dụng thấp nhằm tiết kiệm kinh phí cho công ty nhưng vẫn phải đạt hiệu quả tối đa là vấn đề nhức nhối đối với người quản lý dụng cụ văn phòng phẩm.Hiểu rõ được tính chất đặc thù của công việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm, bài viết này dụa trên các kinh nghiêm thực tế để đưa ra cách dễ dàng nhất cho công việc của bạn.
Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện.
Hiểu rõ về văn phòng phẩm của công ty cả về số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác trong các bước tiếp theo.
Bước 2: Liệt kê các dụng cụ cần thiết trong thời gian tới
Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.
Bước 3: Đề ra phương châm tái sử dụng văn phòng phẩm
Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.
Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.
Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm
Thị trường luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm với chất lượng tương đương, việc tham khảo mức giá tại nhiều nhà phân phối khác nhau cũng như tham khảo giá tiền trên các trang web sẽ giúp bạn chọn được nhà phân phối uy tín đồng thời giá “mềm” nhất để tiết kiệm thêm một khoản chi phí cho công ty.
Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ
Việc lưu giữ cố định các dụng cụ còn lại rất quan trọng, nó giúp bảo quản cũng như đảm bảo rằng chúng sẽ không bị thất lạc sau khi thừa lại do đồng nghiệp sử dụng hay chất lượng sẽ được giữ nguyên.
Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.
Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên
Kiểm soát số lượng
văn phòng phẩm thường xuyên luôn đưa ra phương án mua mới có lợi cho doanh nghiệp, bạn sẽ biết mua cái gì và đặt với số lượng ra sao, ngoài việc sử dụng các bản thống kê bằng tay bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm nhâp dữ liệu để các tính toán và thông số chính xác hơn.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài đồ dùng văn phòng ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý văn phòng phẩm tốt của mình.
Bí quyết thay đổi khu vực làm việc của bạn với các vật phẩm văn phòng trọn gói nhất
Trong môi trường làm việc thì không thể không có các loại vật phẩm văn phòng vì nó phục vụ cho công việc được chạy trơn tru hơn.Quan trọng với công việc là vậy, vật phẩm văn phòng nên lựa chọn như thế nào để có giá tốt và sử dụng ra sao để luôn bền cũng là vấn đề khá quan trọng.
Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Bởi các doanh nghiệp, công ty thường không có kho hoặc diện tích kho lưu nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.
Đưa sử dụng các thiết bị văn phòng, chắc chắn theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị sẽ gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Lúc đó, công ty hay doanh nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra - sửa chữa các loại máy móc vật phẩm và có thể gây tổn thất lớn.
Bạn cũng biết rằng, không hẳn lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm, gọi điện, tra internet,... ngay được nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn. Ngoài ra, việc thanh toán mua bán số lượng lớn những loại sản phẩm văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín sẽ luôn có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.
Việc lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý, cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.
Những loại sản phẩm văn phòng nên tránh
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Các công việc tại doanh nghiệp, công ty phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.
Sản phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi thị trường.Sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm mua bán.
Vì chất lượng kém nên thời gian sử dụng hạn chế, thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, bởi vậy gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.Tóm lại, hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.
Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.
Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá thành ổn định, phù hợp và ít biến động.
Cách sử dụng cực đơn giản, dễ dàng sửa chữa, thay thế khi gặp trục trặc, sự cố.
Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.
Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.
Những
văn phòng phẩm hóc môn nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu và tiếng tăm sẽ mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho sự lựa chọn.
